この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
店舗のチェックリストが増えすぎたときは、項目数を減らす前に、各項目で何を確認するのか、いつ使うのかを整理します。目的や使用場面が同じ項目は表現をまとめ、確認する場面や目的が異なる項目は残します。S/SHIFTでは、整理したチェックリストや関連するマニュアルを利用し、変更した確認内容をお知らせで案内する運用が考えられます。
チェックリストが増えすぎたときに最初に確認すること
まず、チェック項目ごとに「何を確かめる項目なのか」を短く言葉にします。
例えば「売場を確認する」という項目だけでは、陳列を整えるのか、案内表示を見るのかが分かりません。確認したい状態を具体的に説明し、同じ目的の項目が複数ないかを担当者と確認します。
文言が似ているという理由だけで項目を削除するのは避けます。確認する場面や目的が異なる場合があるため、普段その項目を使っている人に、何を見て判断しているのかを確認します。
毎日使う項目と条件付きの項目を分ける
次に、毎日の作業に、特定の曜日や催事の日だけ必要な項目が混ざっていないかを見直します。
使用場面が限られる項目には、必要な曜日や催事などの条件を名称や説明に添える方法があります。条件付きの項目を、全員が毎回処理する前提にしないよう整理します。
長い作業説明が一つのチェック項目に含まれている場合は、確認したい状態と、そこへ至る手順を分けて考えます。詳しい手順をマニュアルにまとめ、チェックリストには最後に確認する点を置く運用が考えられます。
S/SHIFTで整理した内容を店舗内に共有する
S/SHIFTでは、チェックリスト、マニュアル、お知らせを利用できます。店舗で整理したチェック項目を共有し、確認内容を変更した場合は、お知らせで案内する運用が考えられます。
どの項目を残すか、どの項目をまとめるかの判断と、整理後の内容確認は店舗の責任者が行います。S/SHIFTが項目の必要性を判断するものとして扱わず、店舗で決めた内容を共有するために利用します。
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。チェックリストやマニュアル、お知らせの利用を含む機能・導入ガイドは、公式情報で確認できます。
https://www.sshift.tokyo/guide
整理後に確認すること
チェックリストを整理した後は、いつもの作業を当てはめて、必要な確認がどこに残っているかを確かめます。
古い項目を知っている人だけでなく、初めて読むスタッフにも見てもらいます。まとめた言葉が曖昧になっていないか、確認する場面が分かるかを相談できます。
項目数が減ったことだけを成果にせず、必要な確認が残っているかを確認することが大切です。
利用を検討するときの確認先
S/SHIFTの利用を検討する店舗は、店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件を整理したうえで、料金や申込み条件を公式ホームページで確認できます。具体的な使い方は、問い合わせから相談できます。
https://www.sshift.tokyo/
https://www.sshift.tokyo/contact