この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
場合によって作業が変わる手順は、例外の説明を後ろへ足すだけでは、最初に何を選べばよいか迷うことがあります。以下は、店舗で条件分岐のある説明を作る際の一般的な提案です。担当者が入口で確かめられる条件と、その後の行動を組にして書く、という考え方です。
最初に確かめる条件を実物に結びつける
例えば案内物を用意する際、初めて掲示する場合と、すでにあるものを差し替える場合では進め方が変わります。「通常の場合」とだけ書かず、現在の掲示があるか、変更する内容が何かなど、担当者が確かめる対象を示します。
条件には、作業前に判別できるものを選びます。途中で初めて分かる条件なら、その工程まで進んでから判断する位置へ置く方法があります。知らない事情を推測しなければ選べない入口になっていないかを確認します。
条件と進む先を対応させる
条件を示したら、その場合に行う工程を続けて書きます。似た条件を離れた場所へ散らさず、読み手が比べられる形にまとめます。異なる条件でも同じ工程へ進むなら、どこで合流するかも示す方法があります。
条件が同時に成り立つ場合は、どちらを先に判断するかを責任者と確かめます。どの条件にも当てはまらない場合や、対象を見ても選べない場合には、誰へ何を聞くかを決めておきます。担当者の判断で新しい分岐を増やさないようにします。
具体的な場面を当てはめて読み直す
文章を整えた後は、普段の場面と、迷いやすかった場面を当てはめます。担当者が最初の条件を確かめ、進む先を選び、終わるところまでたどれるかを見ます。分岐の名前だけ理解していても、行動が決まらない箇所がないかを確認します。
新しい場面が出たら、既存のどの条件が足りなかったかを聞きます。説明を増やす際も、入口の条件が重複したり、進む先が矛盾したりしていないかを責任者と照合します。
S/SHIFTで勤務と店舗内の共有を考える
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。マニュアルやチェックリスト、チャットを利用できます。
例えば、店舗で作った条件と行動の説明をマニュアルで共有し、当てはまらない場面をチャットで相談する運用が考えられます。説明に使う条件と進め方は、店舗の実際の仕事に合わせて決めます。
例外は最後にまとめればよいですか。
最後まで読まないと進む先が変わる場合は、その条件を判断する工程の近くへ置く方法があります。読み手が作業前に何を確かめるかを先に考えます。
条件が重なったら担当者が選びますか。
重なる可能性がある条件は、どちらから判断するかを店舗で決めます。現場で選べない場合は、確認する対象と相談先を説明へ添えます。
図がないと分岐を伝えられませんか。
短い文章でも、条件と行動を続けて記せます。大切なのは表現形式より、入口から次の工程へたどり、迷った場合の確認先が分かることです。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
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サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
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店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
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