この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
「売場を整えて」のような大きな依頼は、依頼した人が想定した範囲と、スタッフが引き受けた範囲がずれることがあります。以下は、店舗で一括の依頼を整理するときの一般的な提案です。仕事を小さく分ける前に、何をどこまで整えれば今回の依頼が終わるのかを確かめる、という考え方です。
成果物と対象から依頼の中身を分ける
例えば「売場を整える」には、案内の差し替え、陳列の位置直し、使わない備品の片付けなどが含まれるかもしれません。まず依頼した人に実際に頼みたい内容を聞き、対象の場所と、終わった後に残る状態を作業ごとに書き出す方法があります。
同じ人が続けて行う場合でも、完成する物が変わるところで区切ると、それぞれの範囲を相談しやすくなります。作業名を細かく増やすだけでなく、誰が見てどこまで終わったと分かるかを考えるのがポイントです。
今回含めることと別に扱うことをそろえる
作業中に周辺の気になる箇所が見つかり、スタッフが追加の仕事まで引き受けてしまうことがあります。そこで、今回の依頼に含める範囲と、気づいたら相談する範囲を分けておく方法があります。境目は、棚や掲示物のように現場で区別できる対象で示すと伝わりやすくなります。
途中で追加の依頼が出たときは、最初の仕事と合わせて終えられるかを確認します。追加によって最初の約束が変わる場合もあるため、作業を増やす人と依頼全体をまとめる人の間で合意してから進める方法があります。
分けた作業を最後にどう合わせるか決める
複数のスタッフで分担するなら、それぞれの成果物を合わせて確認する作業も仕事に含めます。案内を差し替えた場所と、陳列を変えた場所の説明が合っているかなど、境目にある対象を担当者同士で見る方法です。
依頼の終わりには、済んだ範囲と、別の依頼として残したものを返す方法があります。「全部終わった」とだけ伝えず、最初に決めた範囲に沿って確認します。次の勤務者が続ける場合も、残っている対象を示す方法があります。
S/SHIFTで勤務を組むときの位置づけ
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。スタッフが希望を提出し、それをもとに店長が必要人数などの条件を確認してシフトを作成します。マニュアルやチャットも利用できます。
例えば、店舗で分けた仕事の範囲を共有し、当日の追加相談は窓口を決めて伝える運用が考えられます。
作業範囲の整理でよくある疑問
作業はどこまで細かく分けるか迷ったときは、担当が変わるところ、成果物が変わるところ、途中で確認が必要なところを目安にする方法があります。細かな動作をすべて別の仕事にするより、相談や受け渡しの単位から考えます。
一人で担当する場合も、どこまでが今回の仕事かを依頼者と確認する材料になります。分けた仕事を誰が確認するかは店舗で決めます。成果物を合わせた部分を誰が見るかは、依頼する段階で相談しておく方法があります。
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