この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
「了解しました」という返事は、依頼を受け取ったことの確認であり、作業の完了報告とは分けて確認します。店舗では、依頼するときに仕事の範囲と、どの状態まで終えたら報告するかを伝えておくことが大切です。
了解と完了を分けて確認する
「案内を用意しておいて」という依頼だけでは、文章を作る段階までなのか、責任者へ確認して掲示する段階までなのかが分かりません。依頼するスタッフには、対象となる仕事と報告する完成状態を一緒に伝えます。
スタッフがすぐに取りかかれない場合は、現在の仕事と両立できるかを相談します。「了解しました」という返事に、着手できる時期まで含まれているとは限らないため、必要に応じて予定を確認します。
完了報告で確認する項目を決める
完了報告では、終えた対象と、確認待ちの有無を短く伝える方法があります。段階のある仕事では、「準備済み」と「掲示済み」のように状態を分けます。
依頼者が席を外す場合は、代わりの報告先を決めておきます。作業を終えたスタッフが連絡先を探し続けたり、確認待ちのまま次の作業へ移ったりしないよう、店舗内の報告先を共有します。
途中で難しくなった場合の相談方法
必要な情報が足りない場合や、予定の時刻までに終わりそうにない場合は、完了を待たずに相談できるようにします。責任者は、続ける範囲や優先順位を判断し、変更した内容を相手へ伝えます。
最初の依頼だけを残したままにせず、依頼内容の変更や確認先も共有します。S/SHIFTのチャットやお知らせを使い、依頼内容と報告先を共有する運用が考えられます。受け取った返事だけで作業完了と判断せず、店舗で決めた完了報告を確認してください。
S/SHIFTにはマニュアルとチェックリストもあり、繰り返す仕事の確認事項を共有する際に利用できます。S/SHIFTの機能や導入ガイドは、次の公式ページで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/guide
S/SHIFTを店舗の業務管理に使う場合
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。業務連絡の運用を検討する場合は、店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件を整理したうえで、料金や申込み条件を公式ホームページで確認してください。
https://www.sshift.tokyo/
具体的な使い方については、S/SHIFTのお問い合わせから相談できます。
https://www.sshift.tokyo/contact