この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
店舗マニュアルが見つからないと言われたときは、説明を増やす前に、スタッフがどの名前の資料をどこで探したかを確認します。「文章を読んでも分からなかった」のか「手順の場所が分からなかった」のかを分けると、直す箇所が決まります。S/SHIFTには店舗のマニュアルを共有する機能があり、店舗側で整理した手順を共有する運用に利用できます。
探した場所と読んだ範囲を本人に聞く
スタッフから同じ質問が続く場合は、答えを伝えた後に次の点を本人へ確認します。
・何という名前の資料を探したか ・どこまで読んだか
たとえば包装の手順を知りたいスタッフが「備品管理」だけを見ていた場合、説明の内容ではなく、作業に入る入口が合っていない可能性があります。店長には当然に見える分類でも、ほかのスタッフには作業と結び付かないことがあります。
作業名と資料の入口を整える
一つの長い資料に複数の作業や質問を追加すると、必要な説明を見つけるために最初から読み直すことになります。どの場面で開く手順なのかを作業名で示し、似た作業との違いを資料の名前や冒頭で説明します。
別の資料を読む必要がある場合は、参照する目的も案内します。「関連資料を参照」とだけ書くのではなく、「仕上がりを確認するときは包装の確認手順を見る」のように、次に確認する内容を示します。
初めて探すスタッフで確かめる
整理した後は、内容をよく知らないスタッフに困った場面を伝え、必要な資料を探してもらいます。途中で迷った言葉や、想定と違う資料を開いた理由を聞き、作業名や入口を直します。経験者がすぐ開けることと、初めての人が探し当てられることは別に確認します。
S/SHIFTで店舗マニュアルを共有する
S/SHIFTには店舗のマニュアルを共有する機能があります。必要な手順を探す方法は、実際の利用画面や導入相談で確認してください。共有する場所を用意した後も、スタッフから受けた質問に合わせて、作業名や案内の構成を見直します。
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。機能や導入条件は公式ガイドで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/guide
導入条件や使い方を相談する
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件を整理したうえで、料金や申込み条件は公式ホームページでご確認ください。具体的な使い方はお問い合わせからご相談いただけます。
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