この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
欠席者には決定事項と検討中の案を分けて伝える
店舗会議の内容を欠席者へ伝えるときは、決まったこと、まだ検討すること、次に確認することを分けて議事メモにまとめます。発言をそのまま並べるのではなく、読んだ人が次の勤務で何をすればよいかが分かるよう、実際の仕事に関わる内容を整理します。
S/SHIFTには、お知らせ、チャット、マニュアルがあります。例えば、決定事項をお知らせで案内し、継続して使う手順をマニュアルにまとめる運用が考えられます。
決定事項には対象・開始日・確認先を添える
決定事項には、どの作業や店舗が対象か、いつから始めるか、誰に確認すればよいかを添えます。「来月から変える」のように日付が具体的でない場合は、メモを作る人が決めた責任者に確認し、開始日をそろえてから案内します。
会議に参加した人には分かる略称や前回の話は、欠席者には伝わらないことがあります。変更前の状態と今後の手順を短く添えると、現在の手順と変更後の手順を区別しやすくなります。
検討中の案は決定した手順として書かない
「置き場所を変えてはどうか」のように提案の段階にある案は、決定した手順のように書きません。検討中であることを示し、誰が何を調べてから判断するのかを添えます。
次の会議まで通常のやり方を続ける場合は、その点も明記します。メモを読んだ後の質問を受ける担当も、店舗で決めておきましょう。
配信前に責任者が要約を確認する
短くまとめる過程で、条件や例外が抜けることがあります。配信する前に責任者が要約を読み、会議の意図が変わっていないかを確認します。会議の結論と違う説明が広がった場合は、元の決定を確認して訂正します。
S/SHIFTと問い合わせ先
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。
機能・導入ガイドで、シフト管理と店舗内の共有に使える機能をご確認ください。
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店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件を整理したうえで、料金や申込み条件は公式ホームページで確認できます。
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議事メモの共有方法など、具体的な使い方はお問い合わせからご相談ください。
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