この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
店内のよくある質問を短い回答にするときは、質問の言葉が似ているかどうかだけで一つにまとめず、判断する条件が同じかを確かめる方法があります。以下は店内FAQを作る際の一般的な提案で、S/SHIFTの操作手順の説明ではありません。短く答えながら、別の場面へ誤って当てはめないための条件を添えます。
実際の質問を判断の違いで分ける
例えば「案内を交換してよいですか」という質問でも、内容の変更が決まっている場合と、変更を相談している場合では答えが異なります。質問された場面を聞き、読み手が何を判断したかったのかを確認します。
同じ判断に進む質問は、言葉をまとめる候補になります。一方、同じ言葉でも条件が違うなら、問いの中へその条件を加える方法があります。質問の数を減らすことより、どの場面への答えかをそろえることを優先します。
短い結論の近くへ適用条件を添える
回答は最初に次の行動が分かる形にし、その行動を選ぶ条件を続けます。例えば、内容変更が決まった案内については、正式な内容と対象を確かめてから準備する、という形が考えられます。実際の回答は責任者に確認して作ります。
詳しい工程まで必要なら、参照する手順の名前と、そこを読む目的を添えます。短い回答に手順全体を詰め込まず、答えからどこへ進めばよいかを示します。別の条件の例外を省略する場合も、当てはまらない場面が分かる表現を考えます。
答えが決まらない質問の窓口を残す
条件を聞いても判断できない問いは、分かったふりで結論を作らず、確認する相手と必要な情報を示します。まだ検討中の回答を、通常の手順と同じ形で広く案内する前に、店舗で扱いを決めます。
手順が変わったときは、その手順を要約した回答も確認します。詳しい資料だけを更新して、短い回答に以前の条件が残らないよう、どの問いが関係するかを担当者と見ます。実際の質問から、追加や修正の対象を選びます。
S/SHIFTで勤務と店舗内の共有を考える
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。マニュアル、チャット、お知らせを利用できます。
例えば、店舗で確認した問いと回答をマニュアルで共有し、新しく出た疑問をチャットで相談する運用が考えられます。回答にする条件と参照する手順は、店舗が実際の仕事に合わせて決めます。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
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