この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
作業の前後関係を整理するときは、作業名を順番に並べる前に「次の担当が何を受け取れば始められるか」から考えるとよいでしょう。以下は店舗で工程間の受け渡しを考えるときの一般的な提案です。人の出勤予定と、作業を始められる条件を、それぞれ分けて確認します。
次の担当が必要とするものから戻って考える
例えば売場の案内を準備する仕事なら、文章が決まること、使う見本がそろうこと、掲示する場所が決まることを分けて考えられます。後の担当に「どの情報がないと進められないか」を聞き、その情報を用意する仕事とのつながりを書き出します。
先の担当が「準備した」と言っていても、後の担当が使える形になっているかは別に確かめます。文章を渡す段階なのか、確認を終えた版を渡す段階なのかを、同じ対象についてそろえておきます。
受け渡す状態と確認する相手を決める
作業の境目には、渡す物や情報、その状態、受け取って確かめる相手を添える方法があります。口頭で声をかける場合も、何の準備が整ったのかを言葉にします。前の担当の作業終了と次の担当の着手がつながる受け渡し点を作ります。
条件が足りない場合は、足りないものと確認先を残します。確認が終わる前に進められる範囲があるかは、責任者と相談します。担当者ごとに別の前提で作業を進めないよう、共通して使う条件も決めておきます。
待つ間の作業と予定への影響を分ける
待ちが生じたら、その場でできる別の準備と、条件がそろうまで進められない工程を分けます。後の担当に単に待つよう伝えるより、どの確認が返ってきたら再開するかを添える方法があります。
受け渡しが勤務交代をまたぐ場合は、受け手と確認先がその時間にいるかを見ます。出勤しているだけで作業を始められると判断せず、必要な情報が渡る見通しも合わせて相談します。
S/SHIFTで勤務と店舗内の共有を考える
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめたWebアプリです。スタッフの希望提出から、店長によるシフト作成・共有までに対応し、チャットやマニュアルも利用できます。
例えば、店舗で決めた受け渡し条件をマニュアルで共有し、当日の確認をチャットで伝える運用が考えられます。勤務の調整と、作業条件の確認を合わせて検討する使い方です。
よくある質問
Q. 細かな作業をすべて書き出す必要がありますか。
A. 別の担当へ渡すところや、情報待ちで止まるところから整理する方法があります。同じ担当の中で完結する細かな動作まで、最初から同じ粒度にそろえる必要はありません。
Q. 担当者の順番を決めれば十分ですか。
A. 順番に加えて、何を受け取れば着手できるかを決めます。人が交代しても必要な条件が分かるよう、物や情報とその状態を確認しておきます。
Q. 先の仕事が遅れたら、後の担当を変えるべきですか。
A. 担当を変える前に、待っている条件と残る作業を確かめます。別の準備を進めるか、受け渡す時点を変えるかは、店舗の責任者と相談する選択肢です。
Q. S/SHIFTでは勤務予定をどう作りますか。
A. スタッフが希望を提出し、店長が必要人数などの条件を確認してシフトを作成します。自動シフト案を利用する場合も、提案された内容は店長が確認して運用します。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
https://www.sshift.tokyo/contact