この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
メーカーの回答を待つ問い合わせは、質問したスタッフだけに任せず、回答が届いたときと届かないときの次の担当を決めて引き継ぎます。S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリで、シフトの共有に加えてチャットやお知らせを利用できます。次に勤務する担当者を確認し、回答待ちの窓口と対応手順を共有する使い方があります。
質問済みの内容と回答済みの内容を分ける
メーカーへ何を聞き、どの窓口へ連絡し、いつ返事を受ける予定かを、店の記録方法で残します。まだ分からない内容を、推測で回答済みにしないようにします。お客様に伝えた予定と、メーカーから示された予定も区別しましょう。
お客様の連絡先や注文の詳細は、店が決めた方法で扱います。全員向けの連絡には個人情報を広げず、担当窓口や確認すべき記録の場所を共有する考え方があります。
返答が来ない場合も次の担当を決める
回答が届いたときだけ引き継ぐのではなく、予定時刻までに返事がない場合の確認担当を決めます。問い合わせた人が休みの日でも、同じ質問を最初から送り直さず、前の経過を確認して続けられるようにしましょう。
お客様へ連絡する前には、回答が今回の商品や相談に当てはまるかを責任者が確認します。メーカーの一般的な説明と、店が約束できる対応を混ぜないようにします。
S/SHIFTで次の勤務者への連絡をつなぐ
S/SHIFTのシフトで次に勤務する担当者を確認し、チャットやお知らせで回答待ちの窓口と対応手順を共有する方法があります。S/SHIFTは、顧客への問い合わせ管理やメーカー回答の自動取得を行う機能として案内するものではありません。メーカーへの質問、返答の確認、お客様への連絡は、店で決めた担当者と記録方法に沿って行います。
店舗の勤務条件に合わせて相談する
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件を整理し、S/SHIFTの機能・導入ガイドで利用範囲を確認してください。料金や申込み条件は公式ホームページで確認できます。店内の運用に合うかは、お問い合わせからご相談ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
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