この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
作業報告で事実と推測を分けるには、「自分が見たこと」「人から聞いたこと」「自分の推測」を別々に書く方法があります。以下は、店舗で確認メモを作るときの一般的な提案です。次の担当が何を確かめればよいか分かる記録を目指します。
見たことは、対象・場所・時点・範囲まで書く
例えば「案内が準備されていない」と伝える場合は、どの案内を、いつ、どこで見たのかを書く方法があります。所定の置き場所で見つからなかったことと、店内のどこにも存在しないことでは、確かめた範囲が異なります。
別の場所まで確認していないなら、その旨も書き添えます。現物の状態は後から変わることがあるため、観察した時点とセットで残します。
聞いたことは、誰が何を確認した話かを残す
ほかのスタッフから聞いた内容は、自分が見た事実として書き直さず、伝聞であることが分かるようにします。「済んだと聞いた」のように不足があるときは、想像で補わず、何をどこまで終えた話なのかを元の確認者に聞く点として残します。
推測は、確かめる問いに置き換える
「担当が忘れたのだと思う」という見立ては、観察した事実とは分けて扱います。原因を決めつける代わりに、依頼が届いていたか、対象をどう理解していたかといった、確認できる問いにする方法があります。人への評価は、作業状況の説明に混ぜないようにします。
確認が済んだら、後から分かったことを最初のメモと区別して関係者に返します。最初からすべて確認済みだったようにはまとめません。
S/SHIFTで報告の共有を運用する例
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。チャット、お知らせ、マニュアルを利用できます。
運用の例として、観察した状態と確認したい点をチャットで共有し、店舗で決めた報告の書き方をマニュアルにまとめることが考えられます。何を送るか、確認を取りまとめる人を誰にするかは、店舗の仕事に合わせて決めます。
機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
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店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件、共有したい内容を整理したうえで、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
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