この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
同じ作業を別の人も始めていたと分かったら、まず同じ対象のどの範囲を扱っているかを確認します。以下は、店舗で担当の重なりを見つけたときの一般的な提案です。依頼された順番だけで担当を決めず、現在の作業を突き合わせてから、続ける範囲をそろえる方法があります。
同じ仕事かどうかを対象で確かめる
「売場の整理」のように呼び名が同じでも、扱う棚や商品が違うことがあります。依頼の言葉に加えて、場所、物、今回行う範囲を確認します。別々の仕事であれば、無理に担当をまとめず、その違いを関係する人へ伝えます。
同じ対象だった場合は、それぞれがどこまで進めたかを見ます。作成中の案内や移動した備品など、すでに形が変わったものも確認し、依頼時の説明だけで現在の状態を判断しないようにします。
主担当と引き取る分を相談する
責任者と相談し、続きをまとめる人と、もう一方から渡す情報や準備物を決める方法があります。どちらが先に頼まれたかよりも、現在の状態から何を引き継ぐと進められるかを確認します。
一部を分担して続けるなら、対象を分ける境目も明確にします。「半分ずつ」ではなく、どの棚を誰が扱うかなど、実際に区別できる形で合意します。分けた後の合わせ方と、最終的な確認先も決めておきます。
依頼者へ担当を決め直した結果を返す
依頼した人がそれぞれ異なる場合は、関係する依頼者へ新しい担当と残る範囲を返す方法があります。一方への連絡だけで終えると、もう一方が最初の依頼を前提に追加作業を頼むかもしれません。取りまとめる窓口は、店舗で選びます。
次に同じ仕事を始める際は、対象と着手する範囲を短く伝える方法も考えられます。毎回細かな報告を増やすのではなく、重複が起きた対象に絞って、着手を共有する場面を相談します。
S/SHIFTで勤務と店舗内の共有を考える
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。チャット、お知らせ、マニュアル、チェックリストを利用できます。
例えば、担当を決め直した結果をチャットで共有したり、繰り返す仕事の依頼窓口をマニュアルにまとめたりする運用が考えられます。これは店舗での使い方の例です。店長はPCやタブレット、スタッフはスマートフォンのブラウザから利用できます。
よくある質問
先に着手した人へ全部まとめますか。開始の早さだけでなく、進んだ範囲、必要な情報、引き継ぐ負担を見て相談します。分担を続けるほうがよい場合も、対象の境目を具体的に決めます。
作成したものが別々にある場合はどうしますか。どちらを使うか責任者に確認し、採用するものと残りの扱いをそろえます。確認前に一方を消したり、両方を正式なものとして渡したりしない進め方が考えられます。
同じ名前の作業なら重複と考えてよいですか。作業名だけでは決めず、対象の場所、物、範囲を確認します。別の対象を扱っているなら、その違いを共有してから担当を整理します。
毎回すべての着手を報告しますか。店舗の作業量に合わせて選びます。まず、複数の人から依頼されやすい仕事や、以前に対象が重なった仕事から、共有する場面を決める方法があります。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
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サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
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店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
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