この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
手順書の「取り違えに気をつける」を具体的にするには、「何を見て、違ったらどう動くか」を組にして書く方法があります。以下は、店舗で注意書きを見直すときの一般的な提案です。
注意が必要になった場面を聞く
注意文が加わった経緯を、実際に作業する人へ聞く方法があります。例えば似た案内を選び間違えた話なら、どの場面で何を見て選んだのかを確かめます。「不注意だった」で終えず、見分ける手がかりがどこにあったかを見るとよいでしょう。
現在も同じ状況があるかも確認できます。以前の売場や資料を前提にした注意が残っているなら、今使う対象と照合します。古い出来事を理由に、関係のない工程へ注意文を増やさない考え方です。
見る対象と次の動作を続けて書く
案内を選ぶ作業なら、対象期間を見て、今回使う期間と照合してから準備する、という形で表せます。「日付に注意」だけでなく、どの日付と何を比べるのかまで示す方法です。
条件が違ったときの動作も添えられます。別の資料を探すのか、確認できる人へ対象を示して相談するのかを決めておく方法があります。
注意文を置く位置と重なりを確かめる
注意文は、その対象を選ぶ工程や確認する工程の近くへ置く方法があります。作業を終えた後にしか読まない位置では、その場で行動を選びにくくなります。
同じ注意が繰り返されているなら、対象や条件が同じかを比較します。削る前に、別の工程でも必要な確認なのかを担当者と見る方法があります。直した後は、実際の場面で文章から動作を説明してもらう確認も考えられます。
S/SHIFTのマニュアルとお知らせで共有する例
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。マニュアル、チェックリスト、お知らせを利用できます。
例えば、店舗で確かめた条件と行動をマニュアルに反映し、注意文を変えた工程をお知らせで共有する運用が考えられます。実際に見る資料と動作は、店舗の仕事に合わせて決めます。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
https://www.sshift.tokyo/contact