この記事は運営者による自社・自店の紹介です。
初めて読む人に手順書を試してもらう方法
書いた人には分かる手順書でも、初めて読む人が同じ前提を知っているとは限りません。以下は、店舗で手順書の説明を確かめるときの一般的な提案です。S/SHIFTの機能の操作手順ではありません。資料の場所を見つけた後、書かれた内容から次の行動を選べるかを、読み手と一緒に見る方法があります。
使う場面と試す範囲を先に決める
どの仕事をどの状態から始めるかを、読み手へ伝えます。例えば案内台の準備なら、使用する資料と道具を用意し、その場で内容を確認できる範囲を決めます。初めて読む文章の分かり方を見るため、事情をすべて知っている人だけで試さない方法があります。
実際の営業へ影響する作業は、店で認めた練習用の資料や、担当者と確認できる場面を選ぶとよいでしょう。試す目的と範囲をそろえ、読み手の能力を評価する場ではなく、説明の不足を見つける場として始める考え方です。
説明を足したくなった位置を記録する
書き手は先回りして答えず、読み手がどの文章で止まったかを見る方法があります。分からない言葉、探す物、次へ進む条件など、迷った内容を具体的に残します。教える人が口頭で補えば進める箇所は、文章へ戻す候補になります。
終わった後に、どの言葉をどう受け取ったかを本人へ聞く方法もあります。「分かりましたか」だけで確かめず、なぜその道具や順番を選んだかを聞くと、読み手が考えた筋道と書き手の想定の違いを確かめられます。読み手が間違えた場合も、まずどの記述からその判断をしたかを聞き、説明に不足した条件や、違う意味に読める表現がないかを見ます。
直す箇所を絞ってもう一度読んでもらう
不足していた前提を説明の前へ置く、判断する条件を具体的にするなど、迷った箇所に合わせて直す方法があります。説明を全部増やす前に、その場で必要だった情報を選びます。すでに伝わった箇所まで長くしないことも検討できます。
修正後は同じ場面で確かめ、補った文章が新たな迷いを作っていないかを見ます。一度試した読み手は答えを覚えている場合があるため、別の初見の人にも読んでもらうかを、店舗の体制に合わせて考えます。
S/SHIFTで勤務と店舗内の共有を考える
S/SHIFTは、店舗のシフト作成・勤怠管理・人件費の確認・給与計算をまとめるWebアプリです。マニュアル、チェックリスト、チャットを利用できます。例えば、店で読み手と確かめた説明をマニュアルで共有し、残った質問をチャットで相談する運用が考えられます。店長はPCやタブレット、スタッフはスマートフォンのブラウザから利用できます。
機能と具体的な使い方を確認する
S/SHIFTの機能と導入の流れは、公式ガイドをご確認ください。
https://www.sshift.tokyo/guide
サービスの全体像は公式ホームページで確認できます。
https://www.sshift.tokyo/
店舗数、スタッフ数、必要な勤務条件と共有したい内容を整理し、具体的な利用方法はお問い合わせからご相談ください。
https://www.sshift.tokyo/contact